Formularios Estándares
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Anexo encontrará formatos estándares de formularios que se utilizan para la dirección de proyectos.
Es importante recordar que los mismos pueden ser modificados según las necesidades y requerimientos de la empresa.
Esperamos que sean de mucha ayuda para ustedes.
Para poder accesar a ellos deben posicionarse sobre el ícono del formulario, darle al click derecho de su mouse, y seleccionar la opción de "Abrir el link", o "Abrir el link en una nueva ventana".
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Guía de Dirección de Proyectos
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Esta es una guía de ayuda con los pasos necesarios para iniciar, desarrollar y ejecutar un proyecto, según los procesos y áreas de conocimientos del PMBOK.
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Matriz de Interrelación de Procesos y Áreas de Conocimientos
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Esta matriz le ayuda al profesional a identificar rápidamente cuáles son los subprocesos a desarrollar en cada una de las áreas de conocimientos.
Es muy parecida a la guía de la Disciplina que está anexo en este grupo de formularios estándares.
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Project Management Health
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Esta es una guía que lo ayudará a establecer la salud de sus proyectos.
Esta guía fue enviada por el Sr. Carlos Colón de Puerto Rico, quien muy amablemente nos la puso a la orden. Está en Inglés. Cuando la traduzca, la pondremos en español, sin embargo, pienso que es una muy buena herramienta que desde ya podemos utilizar.
Esperamos que les saquen el mayor provecho a la misma. Gracias a Carlos Colón por su gentileza.
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Carta Constitutiva del Proyecto
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La Carta Constitutiva del Proyecto no es más que el documento que formaliza el inicio del proyecto. Señala las informaciones más importantes del proyecto tales como el alcance, los objetivos generales, asunciones y limitaciones, proyectos y departamentos relacionados, informaciones administrativas del proyecto entre otros.
Recuerde que el proyecto debe iniciar y las expectativas y los objetivos entre los diferentes grupos de intereses claves deben estar alineados.
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Enunciado del Alcance
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Este documento se utiliza para detallar el alcance del proyecto. Recuerde incluir los entregables a producir. Este Enunciado del Alcance debe tener como anexos el plan de comunicación del proyecto, el plan de riesgo, entre otros documentos. Favor ver su carpeta de entrenamiento para aquellos que han tomado el Taller Práctico o Curso Básico de Manejo de Proyectos con Sagesse.
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Priorización de Requerimientos
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Este formulario ayuda al profesional a priorizar los requerimientos de manera objetiva, uniendo los elementos de beneficios, penalización, importancia, dificultad y costos.
Lo hemos dejado con datos falsos para que puedan observar cuales son las formulas. Esperamos que sirva de ayuda en sus análisis de requerimientos.
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Matriz de Riesgo
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Esta matriz lo ayudará a documentar los riesgos de su proyecto. Es parecido a lo que debería ser un Registro de Riesgo.
Podría incluirle los elementos disparadores de cada riesgo.
Recuerde que los riesgos pueden ser Riesgos Internos, Externos, Políticos, de Negocios, Ambientales, Riesgos Conocidos, Desconocidos, de Pérdida, entre otros.
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Minuta de Reunión
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Cada reunión realizada debe ser documentada con los puntos discutidos, temas relevantes y puntos pendientes, con la finalidad de mantener la historia de la toma de decisión y las situaciones.
Este formato lo ayudará a organizar las ideas en la documentación de sus reuniones. Recuerde complementar esta minuta con la matriz de puntos pendientes.
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Matriz de Puntos Pendientes
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La matriz de puntos pendientes se utiliza para monitorear los puntos que salen de las reuniones de estatus, de las sesiones de trabajo, o del proyecto en general que deben ser trabajados y completados.
Estos puntos deben ser asignados a personal responsable, con fechas correspondientes de completación.
Se sugiere que se les de seguimiento periódico, junto a las reuniones de estatus.
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Reporte Semanal
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Anexo se encuentra un formato de Reporte Semanal. Lo importante de este tema, es comunicar específicamente los asuntos más importantes del proyecto, y según se haya establecido en el Plan de Comunicación.
Si sigue el sistema de valor devengado para controlar su proyecto, aquí está un ejemplo de como visualizar la información en excell.
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Aviso de Riesgo
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El aviso de Riesgo es un notificador de elementos que están en riesgo.
Con este formulario nos aseguramos de que las personas correspondientes sepan a tiempo de que hay algún elemento en particular que se está retrasando, o que no ha sido completado, o cualquier otra situación que pueda impactar al proyecto.
Procure que cuando utilice este Aviso de Riesgo, sea para canalizar puntos bien importantes.
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Aceptación de Entregable
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Este documento formaliza la aceptación del producto, ya sea al final de cada una de las fases o del proyecto en sí.
Se sugiere que se documente cada entrega de algún aceptable para monitorear la calidad de entrega del proveedor. Si el entregable es aceptado desde el inicio, si fue aceptado después de varias pruebas. La idea es dejar documentado el proceso de entrega y de aceptación de cada entregable.
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Post Mortem
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El formulario de Post Mortem es una guía para analizar la efectividad del proyecto en términos de Gestión de Proyectos, Calidad en el Desarrollo del proyecto en sí, una vez finalizado el mismo.
Recuerden evaluar todos los puntos del proyecto, tanto el producto, la gestión administrativa, los recursos humanos, etc.
Se complementa con el uso del Log de Recomendaciones. Se sugiere el uso de esta segunda página, de manera periódica, con la finalidad de documentar los puntos positivos y negativos que pasen en el proyecto en su proceso de inicio, planificación y ejecución.
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